Google - Opções de utilização do e-mail

Utilização via webmail (melhor opção):

Prós: 

• • Consulta de e-mail de qualquer lugar (acessível pelo navegador web e por dispositivos móveis)

Zero perda de tempo com sincronizações ou panes de Outlook

• • E-mails deletados podem ser recuperados (até 25 dias após deleção)

  • Possibilidade de expandir caixa postal dos 15/30gb para até 2 teras

  • Gerenciamento de SPAM facilitado

  • Ativação/Desativação de mensagem de férias facilitado

  • Alerta de caixa lotada online

Compartilhamento e Integração de agendas de compromissos (calendar) com de outros usuários e/ou grupos em qualquer dispositivo

• • Acessar/Permitir acesso a caixas postais de/por outros usuários (delegação)

  • Uso do hangouts para comunicação interna/externa

  • Estabilidade da ferramenta (panes ou instabilidades são muito raras)

  • Não prejudica desempenho do computador

  • Uso do Google Drive para envio de e-mails grandes (maiores que 25mb)

Contra: 

• • Alguns usuários estão acostumados com a interface do Outlook e reclamam da interface do Google (agrupamento de mensagens pode ser desativado)

  • Não integra com o Totvs (embora não impeça o uso!)

Recomendações:

• • Não apagar e-mails, arquivar!

Políticas possíveis:

• • Não apagar email

  • Expandir ou não CX postal

  • Contratar backup
    Solução de Backup:

  • Contratar espaço em nuvem

  • Abrir chamado para exportação de dados para .pst e backup

  • IC cria um pst e realiza o backup no servidor, mantém para consulta 

Utilização via Outlook em IMAP (Necessário cautela):

Prós: 

• • Todos os Prós do uso via POP

  • Sincronizar e-mails e utilização de pastas/marcadores com o webmail e dispositivos móveis

  • Recuperação integral do Outlook em caso de perda do PST

  • Monitoramento de SPAM facilitado

  • Sincroniza agenda de compromissos (apenas na versão paga com uso de aplicativo)

Contra:

• • Indexação lenta para caixas postais grandes (e precisa estar conectado a internet)

  • Gerenciamento de SPAM deve ser feito pelo webmail

  • Ativação/Desativação de mensagem de férias deve ser feito pelo webmail

  • Sem alerta de caixa postal lotada (webmail)

  • Consumo elevado de recursos (processador, memória e disco) da máquina

  • Em caso de perda de dados na estação, a PST pode ser completamente recuperada, porém é um processo demorado (conforme tamanho da caixa postal).

Recomendações:

• • Não apagar e-mails no Webmail. Se 15/30gb não forem suficientes, expandir a caixa postal ou fazer backup antes de apagar e-mails antigos (eles deixaram de aparecer no outlook)

Políticas possíveis:

• • Não apagar email

  • Proibir uso de PST

  • Expandir ou não CX postal

  • Contratar backup (se não proibir o uso de PST)

  • Solução de Backup:

  • Contratar espaço em nuvem

  • Abrir chamado para exportação de dados para .pst e backup

  • IC cria um pst e realiza o backup no servidor, mantém para consulta 

Utilização via Outlook em POP (Opção não recomendada):

Prós: 

• • Possibilidade de utilizar o webmail quando fora da estação de trabalho (todos emails estarão nas pastas Inbox ou Todas as mensagens, sem marcadores)

  • Deletar e-mails no Outlook não apagam no webmail (se configurado corretamente)

  • Possibilidade de recuperar todos os emails em caso de pane no Outlook (baixando novamente do webmail)

  • Possibilidade de manter custos baixos se não exceder 15/30gb

Contra: 

• • Limita de 50gb por PST (dará problema se utilizado no limite)

  • Arquivo de dados salvo local na máquina, sem backup - Risco de perda de dados (pane de HD, vírus ou deleção acidental)

  • Mensagens deletadas ou lidas no webmail ou em dispositivos móveis, não serão baixadas ou marcadas como lidas no outlook

  • Alterações realizadas no Outlook não são replicadas no webmail ou em dispositivos móveis, nem eventual estrutura de pastas criadas

  • Sem sincronismo de eventos da agenda do Outlook com webmail ou dispositivos móveis

  • Instabilidade do Outlook na movimentação de mensagens entre pastas e principalmente entre PSTs diferentes

  • Gerenciamento de SPAM deve ser feito pelo webmail

  • Sem alerta de caixa postal lotada (webmail)

  • Ativação/Desativação de mensagem de férias deve ser feito pelo webmail

  • Consumo elevado de recursos (processador, memória e disco) da máquina

Recomendações:

• Fazer backup dos PSTs e atualizá-lo com frequência, principalmente se precisar apagar e-mails do webmail (para liberar espaço) ou se utilizam pastas/marcadores (que não são recuperados).Este backup pode ser contratado avulso

• Não apagar emails no Webmail. Se 15/30gb não forem suficientes, expandir a caixa postal ou fazer backup antes de apagar e-mails antigos

Políticas possíveis:

• Não apagar email

• Proibir uso de PST extra

• Expandir ou não CX postal

• Contratar backup